An IBM exec built an AI agent to prep for meetings — and said it saved hours every week

Un cadre d'IBM a créé un agent IA pour préparer les réunions

Dave McCann d'IBM utilise un agent IA pour se préparer aux réunions avec les clients. Il affirme que "Digital Dave" lui permet de gagner cinq heures par semaine en éliminant les appels de préparation de 30 minutes.

McCann supervise des milliers de personnes et un agent IA qu'il a nommé d'après lui-même : Digital Dave. L'une des tâches les plus précieuses de cet agent est de mener des recherches, notamment sur les clients de l'entreprise. Cela est d'une grande aide pour McCann, qui, en tant que partenaire mondial en transformation chez IBM Consulting, est responsable de milliers de clients, y compris Nestlé, Ericsson et Riyadh Air.

L'agent, qui est en réalité un ensemble d'agents et d'assistants IA, examine le calendrier de McCann pour les réunions avec les clients et rédige une liste de 10 éléments qu'il doit connaître pour chacune d'elles. L'objectif, selon McCann, était de libérer du temps qu'il et son équipe consacraient à la préparation des réunions.

Sous l'ancien système, les membres de son équipe rédigeaient un document de briefing avec lui et avaient généralement un appel de préparation de 30 minutes avant la réunion avec le client. "Tout cela est désormais révolu", a déclaré McCann, qui a pour mission d'aider à transformer le secteur mondial d'IBM Consulting, qui compte près de 150 000 employés.

Libérer du temps pour l'équipe

L'agent de recherche de McCann, que lui et son équipe ont commencé à construire l'automne dernier, est basé sur un outil qu'un groupe de l'entreprise avait commencé à développer dans le cadre d'une compétition interne annuelle. L'agent examine les données internes, ce qu'IBM et le client font sur le marché, les données externes et les détails des comptes — tels que l'état des projets et les services vendus et achetés. Il peut également identifier les tendances du secteur et les besoins des clients en examinant, par exemple, le rapport annuel d'une entreprise et en identifiant un service correspondant qu'IBM pourrait fournir.

Digital Dave permet également à l'équipe de McCann de gagner du temps, car les trois ou quatre employés qui passaient des heures à rassembler des informations pour les appels de préparation sont maintenant libres de faire d'autres tâches. "Il ne s'agit pas seulement d'améliorer l'efficacité, mais de transformer la façon dont le travail est effectué", a déclaré McCann.

Les capacités de recherche de l'agent ne se limitent pas aux rapports clients. McCann a également commencé à l'utiliser pour l'aider à évaluer les centaines de partenaires d'IBM Consulting qu'il évalue chaque année. L'objectif, a-t-il déclaré, est de prendre des décisions éclairées et de donner aux dirigeants de bons conseils sur leurs forces et leurs faiblesses dans le cadre de leur évaluation de performance.

L'effet multiplicateur

Un avantage de la création d'agents, selon McCann, est que les employés d'IBM qui les développent peuvent les partager avec d'autres membres de leur équipe ou plus largement au sein de l'entreprise, "ce qui crée immédiatement cet effet multiplicateur". Beaucoup de personnes qui lui rendent compte ont créé des agents, a-t-il dit. Il existe une saine compétition, a ajouté McCann, pour concevoir les assistants numériques les plus robustes, surtout parce que les travailleurs peuvent s'appuyer sur ce que leurs collègues ont créé.

À travers les secteurs, les entreprises développent des agents IA pour prendre en charge des tâches de travail intellectuel — en particulier les tâches fastidieuses — autrefois effectuées par des humains. Des startups d'une personne aux géants du conseil, les entreprises utilisent des agents dans des fonctions telles que les ressources humaines, l'informatique, les finances, les communications et la formation.

Les agents peuvent gérer une gamme de fonctions, notamment la collecte d'informations, le traitement de documents, la rédaction de communications, la prise de minutes de réunion et la recherche. Bien qu'il soit encore tôt, ces systèmes deviennent rapidement un axe majeur des efforts d'IA des entreprises alors qu'elles cherchent à transformer l'IA générative en quelque chose qui peut réellement alléger la charge de travail des employés.

Un défi que McCann constate avec les clients et la création d'agents est l'accès aux données. Les clients les plus avancés d'IBM Consulting — peut-être une entreprise du Fortune 100 ou Fortune 500 — pourraient avoir donné accès aux données à plusieurs centaines de personnes, mais pas à 5 000 personnes dans leur division financière ou 10 000 personnes dans les ressources humaines, a déclaré McCann. Les préoccupations concernant la sécurité et la gestion de l'innovation peuvent constituer des obstacles.

Jusqu'à ce que vous déverrouilliez les données, les travailleurs individuels pourraient être en mesure d'accomplir plus, mais "vous ne bénéficiez pas de cet effet multiplicateur sur la productivité", a-t-il déclaré.

Pour le travail de McCann, Digital Dave signifie qu'il récupère un temps précieux dans son emploi du temps. "Je peux accorder une attention beaucoup plus ciblée à nos clients et à nos employés tout en ayant les opérations de l'entreprise désormais gérées de manière plus numérique", a-t-il déclaré.