J'ai utilisé l'outil IA de Gmail pour accomplir des heures de travail en 10 minutes - avec 3 instructions

J'ai utilisé l'outil IA de Gmail pour accomplir des heures de travail en 10 minutes - avec 3 instructions

Résumé des points clés

• La recherche dans Gmail fait office de puissant centre de commande AI.
• L'IA peut rapidement trouver des contacts, l'historique et rédiger des suivis.
• L'IA transforme le travail fastidieux de la boîte de réception en un processus de flux de travail rapide.

Mon projet

Il y a environ un an, j'ai publié un article sur les meilleurs créateurs de sites web alimentés par l'IA. Ce projet a nécessité 70 heures de travail, dont une grande partie a été consacrée à la gestion des fournisseurs d'hébergement qui prétendaient offrir de l'IA, ainsi qu'à l'envoi et à la réponse à 236 emails pour acquérir et configurer des comptes de test sur leurs services. Mon éditeur souhaite maintenant que je mette à jour cet article pour cette année.

Il y a un mois, j'ai envoyé un ensemble d'emails aux cinq entreprises finalistes que j'avais mises en avant l'année dernière. Au cours des 30 derniers jours, j'ai interagi plusieurs fois avec la plupart de ces entreprises, créant ainsi de nouveaux fils de discussion.

Le défi avec un projet comme celui-ci est que vous envoyez un email et attendez. Après une série d'échanges, je suis passé à d'autres tâches. La semaine dernière, j'ai décidé qu'il était temps de revoir la correspondance actuelle et de voir si j'étais prêt à commencer les tests. Dans le passé, je devais retrouver les noms et adresses email des personnes avec qui je correspondais, ce qui était généralement assez facile car je garde la liste dans une note Apple. Cependant, je devais ensuite parcourir tous les fils de discussion pour chaque personne afin de déterminer l'état de chaque entreprise. C'est un travail de bureau fastidieux que je déteste vraiment faire.

L'idée lumineuse

C'est alors que j'ai eu une révélation. Google parle toujours de son IA dans Gmail. Peut-être que je pourrais utiliser cette technologie pour trouver une meilleure solution.

J'ai donc décidé de tenter un hack IA avec Gmail. Voici ce que j'ai fait :

J'ai écrit le prompt suivant, en espérant qu'il m'aiderait à éviter de fouiller dans des heures de fils d'emails :

• "Regarde mes emails des derniers mois et dis-moi quels fournisseurs m'ont répondu et fourni des comptes de test et lesquels ne l'ont pas fait. Donne-moi des mises à jour sur l'état de chacun des cinq fournisseurs."

J'ai ajouté les noms et adresses email des fournisseurs à ce prompt.

Résultat impressionnant

Au lieu d'ouvrir une barre latérale ou d'essayer de trouver l'interface IA, j'ai simplement collé le prompt dans la barre de recherche en haut de Gmail. Ce que j'ai obtenu était un aperçu IA qui était vraiment très utile.

J'ai pu voir l'état de tous les cinq fournisseurs, les identifiants de connexion, et même les codes de réduction nécessaires pour mettre à jour l'article. Sans avoir à fouiller dans les fils, j'ai identifié le fournisseur qui n'avait pas répondu.

Magie de suivi avec l'IA de Gmail

Mon projet était plutôt bien avancé pour quatre des cinq fournisseurs. Mais le cinquième était toujours en retard. Je ne savais pas si mon contact avait quitté l'entreprise ou s'il était simplement injoignable. J'ai donc décidé de contacter toutes les personnes que je connaissais chez ce fournisseur pour voir si je pouvais obtenir une réponse.

J'ai entré le prompt suivant dans la barre de recherche de Gmail :

• "Quels contacts ai-je chez [entreprise] et quelle est la date de leur dernier contact avec moi ?"

Le résultat est revenu en moins d'une minute. Je ne parle pas de "une minute" dans le sens d'un long moment, mais bien de moins de 60 secondes.

Étape suivante

Ensuite, j'ai demandé à Gmail de retrouver l'email que j'avais envoyé au premier contact et de préparer un message pour tous les autres. J'ai demandé :

• "Ok, trouve l'email que j'ai envoyé le plus récemment à [nom] concernant la nouvelle opportunité de révision. Prépare cela pour être envoyé aux contacts de [entreprise] avec qui j'ai interagi en 2025, en disant que j'ai envoyé le message original le (insérer la date), que je n'ai pas eu de retour, et que s'ils veulent être inclus dans cette mise à jour, ils devront me répondre rapidement."

Gmail m'a préparé un brouillon qui était exactement ce dont j'avais besoin, et j'ai simplement cliqué sur "Envoyer".

Conclusion

En utilisant des prompts IA dans Gmail, j'ai réduit le temps de travail sur ce projet à environ 10 minutes au total. La plupart de ce temps a été consacré à mon émerveillement face à ce que Gmail a réalisé avec quelques simples instructions.

Bien que je n'envisage pas d'utiliser l'IA pour rédiger mes emails quotidiens, je suis convaincu que pour des projets avec de nombreux éléments à gérer par email, j'utiliserai sans aucun doute cette fonctionnalité pour gagner du temps dans la compréhension et l'agrégation de l'état du projet.

Nous avons maintenant un nouveau superpouvoir. Il nous appartient de l'utiliser intelligemment et de manière responsable.