Gmail et Outlook : l’IA pour trier ses emails après congés

Les messageries de Google et Microsoft savent désormais condenser des fils, retrouver une info à la demande et trier vos emails avec des instructions en langage naturel. Ces fonctions ne sont toutefois pas disponibles partout ni pour tous les comptes. Tour d’horizon des accès, usages et réglages pour gagner du temps au retour de vacances.

Accès et restrictions : licences, zones et types de comptes

Chez Microsoft, le résumé de conversations et les questions sur la boîte ou le calendrier sont accessibles à tout compte professionnel ou scolaire Microsoft 365, sans ajouter de licence Copilot. En revanche, le tri d’emails en langage naturel via Copilot Chat est réservé aux comptes professionnels ou scolaires avec un abonnement Microsoft 365 Business ou Enterprise et une licence Copilot en supplément ; il n’est pas inclus dans les offres grand public. Côté Gmail, le résumé automatique est désactivé par défaut pour les personnes situées dans l’EEE, au Royaume-Uni, en Suisse et au Japon, quel que soit le type de compte. La recherche conversationnelle dans Gmail n’est disponible que pour les abonnés Google AI Pro et Google AI Ultra. La fonction « Aide-moi à écrire » varie aussi selon le profil : elle n’est pas proposée en France sur un compte Google personnel gratuit, reste réservée aux personnes situées aux États-Unis et nécessite de rédiger en anglais pour personnaliser le ton ; sur un compte Google Workspace ou Google AI payant, elle est disponible en France et prend en charge plusieurs langues. Les requêtes de type « Quels emails reçus pendant mes congés nécessitent une réponse cette semaine ? » ne fonctionnent qu’avec un abonnement Google AI Pro ou Ultra.

Résumer des conversations : au-dessus du fil dans Gmail, en panneau dans Outlook

Gmail produit un aperçu d’IA qui condense les points clés d’un long échange et l’affiche au-dessus de la conversation. L’option, disponible sur tous les comptes dans le monde y compris gratuits lorsqu’elle est activée, apparaît automatiquement sur les fils suffisamment longs ; elle peut aussi être générée à la demande via le bouton « Résumer cet e-mail ». Le résumé se réduit ou se déploie à volonté et demeure visible tant que le fil reste ouvert. Dans Outlook, Copilot extrait les éléments importants d’un fil soit directement dans la vue de conversation, soit dans un volet latéral selon la version. Le résumé porte sur l’ensemble des messages du fil, avec des références — parfois numérotées — vers chaque courriel cité.

Chercher et classer en langage naturel : abonnements requis selon les plateformes

La recherche conversationnelle de Gmail autorise des questions directes dans la boîte de réception pour retrouver un devis ou vérifier une échéance ; elle est réservée aux offres Google AI Pro et Ultra. Une requête en français du type « Quels emails reçus pendant mes congés nécessitent une réponse de ma part cette semaine ? » figure parmi les fonctionnalités proposées pour aider à retrouver le fil, mais cette option reste accessible uniquement aux détenteurs de ces abonnements. Dans Outlook, le panneau Copilot Chat, accessible en cliquant sur l’icône correspondante, permet de donner des instructions pour épingler, archiver, indiquer comme lus ou non lus, ainsi que pour générer des règles de classement automatique. Cependant, ces fonctionnalités ne concernent que les comptes professionnels ou scolaires associés à Microsoft 365 Business ou Enterprise et disposant d’une licence Copilot supplémentaire ; elles ne sont pas incluses dans les formules destinées au grand public. À noter enfin que Slack met à disposition des options d’IA pour résumer un canal, lancer des recherches en langage naturel et traduire des messages.

Rédaction et envoi : « Aide-moi à écrire » et le connecteur Claude

La fonction « Aide-moi à écrire » de Gmail, devenue gratuite pour tous en janvier 2026, peut générer un brouillon à partir d’un prompt ou retravailler un texte pour en modifier le ton ou la longueur. Son accès diffère selon le compte : elle n’est pas disponible en France sur un compte Google personnel gratuit, reste réservée aux personnes situées aux États-Unis et demande un brouillon rédigé en anglais pour la personnalisation du ton ; les détenteurs d’un compte Google Workspace ou Google AI payant y ont accès en France, avec prise en charge de plusieurs langues. Hors de l’interface Gmail, le connecteur Google Workspace de Claude permettait déjà la consultation de la boîte et la rédaction de brouillons depuis une conversation ; il prend désormais en charge l’envoi, la réponse et le transfert d’emails. Par défaut, une validation est requise avant chacune de ces actions ; avec un forfait Team ou Enterprise, le propriétaire de l’organisation peut désactiver cette étape pour l’ensemble des membres.

Activer et paramétrer : étapes dans Gmail et conditions d’affichage dans Outlook

Pour activer le résumé dans Gmail, il faut ouvrir les paramètres puis « Voir tous les paramètres ». Dans l’onglet Général, il faut faire défiler jusqu’aux « Fonctionnalités intelligentes » et cocher « Activer les fonctionnalités intelligentes dans Gmail, Chat et Meet ». Toujours dans Général, il convient d’accéder à « Gérer les paramètres des fonctionnalités intelligentes Workspace », d’activer « Fonctionnalités intelligentes de Google Workspace » puis de valider l’enregistrement. Dans Outlook, le résumé s’affiche après avoir sélectionné « Résume cet email » en haut du fil ; pour que Copilot puisse regrouper les conversations de façon adéquate, il est nécessaire d’activer l’affichage par conversation, sinon chaque mail restera indépendant et aucun fil ne sera synthétisé. Google a annoncé officiellement au début du mois de janvier 2026 l’intégration de Gemini dans Gmail avec cinq nouvelles fonctionnalités d’IA ; du côté de Microsoft, Copilot dans Outlook prend en charge plusieurs fonctions spécifiques au classement et à la rédaction.