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Gmail a récemment dévoilé une nouvelle fonctionnalité nommée Gmail Flows, qui promet d'améliorer significativement l'efficacité des filtres de messagerie grâce à l'intelligence artificielle. Cependant, cette innovation s'accompagne d'une contrainte notable pour les utilisateurs qui reçoivent un grand nombre d'emails.
Principaux points à retenir
La fonctionnalité Gmail Flows repose sur l'utilisation de l'IA pour gérer les emails entrants de manière plus intelligente. Elle est accessible aux utilisateurs de Google Workspace ainsi qu'à ceux qui souscrivent à l'option payante de l'IA. Toutefois, une limitation mensuelle pourrait poser des problèmes pour ceux dont la boîte de réception est particulièrement sollicitée.
Google a récemment élargi l'accès à son outil Workspace Studio, qui permet d'automatiser diverses tâches au sein de la plateforme. Initialement réservé aux utilisateurs de Workspace, cet outil est désormais disponible pour un public plus large.
Interface du panneau latéral
En cliquant sur l'icône de Gemini, les utilisateurs ouvrent un panneau latéral qui fait apparaître l'outil de script appelé Workspace Studio. Les scripts créés dans cet environnement sont désignés sous le nom de Flows. Google propose des scripts de démarrage pour guider les utilisateurs dans la création de leurs propres flows. En sélectionnant "Faire plus dans Studio", il est possible d'accéder à des options supplémentaires.
Définir un déclencheur
Chaque Flow débute par un déclencheur, ou starter, tel que défini par Google. Par exemple, un utilisateur peut choisir de déclencher un flow "Quand je reçois un email". Cependant, cet outil ne s'applique pas aux emails déjà reçus, mais uniquement aux nouveaux messages. Il est possible de configurer le système pour scanner tous les emails ou seulement ceux qui répondent à des critères spécifiques, comme la présence de certains mots-clés.
Choisir une action
Une fois le déclencheur en place, il est temps de définir une action. Par exemple, l'IA peut être utilisée pour déterminer si un email a une intention journalistique. L'option "Ajouter des étiquettes avec Gemini" est particulièrement adaptée à cet usage. Pour profiter de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'activer les étiquettes alimentées par l'IA.
Limitations de la fonctionnalité
Malgré ses avantages, la fonctionnalité Gmail Flows n'est pas sans limites. Selon la documentation de Google, le niveau Pro, facturé à 20 $/mois, permet de traiter jusqu'à 2 000 flows par mois. Cela signifie que l'outil peut gérer 2 000 emails entrants chaque mois, mais au-delà de ce seuil, le service cesse de fonctionner.
Dans des périodes de forte activité, comme lors d'événements majeurs, il est facile de dépasser cette limite. Par exemple, en une semaine particulièrement chargée, un utilisateur a pu recevoir 7 724 emails, ce qui rendrait le niveau Pro insuffisant même pour une semaine.
Conclusion
Les Gmail Flows offrent un potentiel considérable et constituent une avancée majeure pour la gestion des emails dans Gmail. Cependant, pour les utilisateurs qui reçoivent un volume important d'emails, les restrictions actuelles peuvent s'avérer frustrantes. Pour ceux qui traitent un nombre modéré de messages, cette fonctionnalité peut s'avérer extrêmement bénéfique. En revanche, pour les autres, elle pourrait devenir une source de frustration supplémentaire.