Le PDG d’Asana, Dan Rogers, s’appuie chaque jour sur une constellation d’agents IA maison. Ces bots traitent e‑mails, calendrier, ventes, clients, concurrence et capacité d’ingénierie, avec des limites d’accès et des validations humaines pour les données sensibles. Les agents peuvent aussi dialoguer entre eux et s’améliorent quand les consignes sont précises.
Des garde-fous et des agents qui se parlent sans intervention
Pour les informations sensibles, Asana restreint l’accès de l’agent d’analyse commerciale et encadre les actions sans approbation humaine. Dan Rogers insiste que la sécurité est primordiale. Côté veille, l’agent concurrentiel produit des briefings quotidiens, que le dirigeant consulte généralement tous les trois ou quatre jours. Cet agent échange aussi avec un agent utilisé par le directeur produit : lorsqu’un concurrent lance une fonctionnalité, ils la confrontent aux offres existantes ou prévues d’Asana et signalent ce qui pourrait entraîner une évolution de la feuille de route. Selon Rogers, ces échanges se déroulent de façon indépendante, sans que lui ni le directeur produit n’aient à initier la conversation.
Prioriser sa journée avec trois coéquipiers numériques
Chaque matin, Dan Rogers fait appel à trois agents pour structurer sa journée. L’un analyse sa boîte Gmail afin d’identifier les messages nécessitant une réponse rapide, en donnant la priorité à ceux qui concernent ses objectifs et les projets de son équipe. Un deuxième s’assure que son agenda correspond à ses priorités et le prévient si ce n’est pas le cas. Un troisième passe les transcriptions de réunions au crible afin d’identifier de nouveaux engagements et de mettre à jour des tâches existantes.
Repérer les signaux clients et ajuster le discours commercial
Un agent fouille la base clients d’Asana pour faire remonter des points d’attention comme un renouvellement d’abonnement repoussé, et collecte aussi les réclamations et demandes publiées en ligne. Rogers le consulte environ une fois par semaine et explique que ces informations guident le choix des clients à contacter pour traiter les sujets avant qu’ils ne s’amplifient. L’agent est personnalisable, jusqu’au format des restitutions et aux sources, et soumet à son créateur les changements susceptibles de profiter à d’autres utilisateurs. Côté forces de vente, un agent répond aux questions des employés sur les produits en s’appuyant sur la documentation interne et les supports de formation. Rogers suit son activité chaque jour pour repérer les zones d’incompréhension ; si les questions se concentrent sur un nouveau modèle de tarification, cela signale à l’entreprise qu’elle doit mieux l’expliquer.
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Suivre la performance sans attendre les équipes financières
Un agent d’analyse commerciale suit les résultats de vente et la progression des nouvelles signatures, en agrégeant les systèmes internes pour générer rapports et tableaux de bord sur plusieurs indicateurs clés. Dan Rogers souligne qu’auparavant il devait solliciter le directeur financier ou l’équipe d’intelligence commerciale pour ces éléments, qu’il peut désormais obtenir directement. Compte tenu de la sensibilité des données, Asana circonscrit l’accès de l’agent et les actions qu’il peut mener sans validation humaine.
Affecter l’ingénierie au bon endroit, au bon moment
Un agent de capacité aide Asana à décider où déployer ses ressources d’ingénierie. Lorsque de la bande passante reste disponible entre deux lancements, il suggère d’effectuer des tâches de moindre ampleur. Rogers l’utilise également pour suivre à quel moment des fonctionnalités réclamées par les clients pourraient être développées. Il indique que cela lui apporte de la tranquillité d’esprit, apprécie de constater l’avancement des chantiers, et précise que l’agent répond aussi à sa curiosité.
Des agents efficaces… quand les consignes sont précises
Rogers rapporte que les bots exigent parfois des instructions détaillées pour être vraiment utiles. Il cite un agent de veille concurrentielle qui l’agaçait en surface en remontant des informations peu pertinentes, avant de devenir efficace après un cadrage plus précis. Les agents orientés travail s’appuient sur la connaissance institutionnelle, un axe qu’Asana a officialisé en 2024 en ouvrant la collaboration avec des agents IA. Dan Rogers, 49 ans, a pris la direction de l’entreprise l’année suivante et confie désormais à ces outils une partie de sa messagerie, de son calendrier, de ses relations clients et de ses priorités d’ingénierie. Asana, fondée en 2008 par Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein pour réduire le temps de coordination du travail, propose une plateforme reliant l’activité des équipes.
