Gemini transforme Google Sheets avec l'IA intégrée

Gemini : une intégration IA pour Google Sheets

Google a introduit une fonctionnalité innovante dans Google Sheets grâce à l'intégration de Gemini, une intelligence artificielle avancée. Cette technologie permet aux utilisateurs de créer, remplir et gérer des feuilles de calcul en utilisant des commandes en langage naturel. Plutôt que de concevoir manuellement des tableaux et des formules, il suffit de décrire ses besoins à Gemini, qui génère alors la structure de la feuille de calcul, propose des formules et même crée des données de test. Cette approche promet de réduire considérablement le temps nécessaire pour configurer de nouveaux projets.

Dans cet article, nous allons explorer comment utiliser Gemini pour créer des Google Sheets, construire des tableaux utiles, générer des formules, analyser des données et améliorer les feuilles de calcul grâce à des commandes de suivi.

Méthode 1 : Utilisation de Gemini dans la feuille de calcul (Intégration directe dans Workspace)

Pour ceux qui possèdent un compte Google Workspace avec le module complémentaire Gemini, tel que Gemini Enterprise ou Business, il est possible d'utiliser Gemini directement dans Google Sheets.

Étape 1 : Accéder à Gemini dans Google Sheets

• Commencez par ouvrir une feuille de calcul dans Google Sheets.
• Cliquez sur le bouton Demander à Gemini (représenté par une icône d'étoile) situé dans le coin supérieur droit.
• Un panneau latéral s'ouvrira sur le côté droit de votre écran, où vous pourrez utiliser les commandes suggérées ou saisir les vôtres.

Étape 2 : Demander à Gemini de créer des feuilles

Au lieu de saisir manuellement les colonnes, vous pouvez demander à Gemini de le faire pour vous.

Exemples de commandes :

• "Créez un tableau pour suivre les dépenses mensuelles avec des colonnes pour Date, Catégorie, Montant, Description et Notes."
• "Construisez un tableau de suivi de projet avec Tâche, Responsable, Date limite, Statut et % de progression."
• "Créez un itinéraire de voyage de 10 jours pour la Thaïlande, incluant les activités quotidiennes, les coûts et les hébergements."

Étape 3 : Examiner et insérer la sortie

Après avoir soumis votre commande, Gemini génère un tableau structuré et affiche un aperçu dans le panneau latéral. Vérifiez que les colonnes, les en-têtes et les données d'exemple correspondent à vos attentes.

• Cliquez sur Insérer pour que Gemini peuple votre feuille instantanément avec le tableau généré.

Gemini peut soit créer une nouvelle feuille, soit insérer un tableau dans votre feuille actuelle. Examinez la sortie, puis insérez-la ou affinez-la avec des commandes de suivi.

Étape 4 : Demander des formules et des analyses

Inutile de mémoriser la syntaxe complexe des formules. Vous pouvez demander à Gemini de les écrire pour vous.

Décrivez vos besoins en anglais simple :

• "Calculez le revenu total dans la colonne C basé sur la quantité en A et le prix en B."
• "Créez une formule pour un total cumulé dans la colonne D."
• "Trouvez la moyenne des ventes par mois et mettez en évidence les meilleurs performeurs."

Gemini fournit la formule, l'explique et propose souvent des améliorations. Insérez-la directement dans vos cellules.

Astuce Pro : Utilisez le menu @ dans la cellule ou "Aidez-moi à organiser" pour une assistance rapide.

Méthode 2 : Créer des feuilles via l'application Web Gemini

Pour ceux qui utilisent la version gratuite ou autonome de Gemini, il est possible de générer des tableaux de données et des feuilles, puis de les exporter directement vers Google Sheets en un seul clic.

Étape 1 : Demander à Gemini de générer des données structurées

• Accédez à l'application Web Gemini.
• Demandez-lui de créer un tableau structuré.
• Pour obtenir les meilleurs résultats, spécifiez les colonnes et le type de données.

Par exemple, créez un tableau de suivi des dépenses mensuelles pour le budget personnel. Incluez des colonnes pour Date, Catégorie, Description, Méthode de paiement, Montant, Budget, Différence et Statut. Ajoutez quelques lignes d'exemple.

Étape 2 : Exporter vers Google Sheets

Une fois que Gemini génère le tableau dans sa réponse :

• Faites défiler jusqu'en bas du tableau généré.
• Cliquez sur le tableau ou cliquez sur Ouvrir.

Gemini créera automatiquement une nouvelle feuille Google dans votre Google Drive et la remplira avec les données.

Étape 3 : Ouvrir dans la feuille de calcul

Vous pouvez maintenant formater votre feuille de calcul selon vos besoins.

Méthode 3 : Générer un script Apps avec Gemini (pour une automatisation avancée)

Pour des besoins de personnalisation avancée, tels que le formatage spécifique, les onglets automatisés ou la logique complexe, vous pouvez demander à Gemini d'écrire un script Google Apps.

Étape 1 : Demander le script

Demandez à Gemini d'écrire un script Google Apps qui crée une nouvelle feuille appelée 'Générateur de factures', définit la ligne d'en-tête en bleu avec du texte blanc et met le texte en gras.

Étape 2 : Le coller dans Sheets

• Ouvrez votre Google Sheet.
• Allez dans le menu Extensions > Apps Script.
• Supprimez tout code par défaut dans l'éditeur et collez le code fourni par Gemini.
• Cliquez sur l'icône Enregistrer (disquette) puis sur Exécuter (vous devrez peut-être accorder des autorisations la première fois).

Étape 3 : Voir le résultat

Une feuille est créée automatiquement. Vous pouvez maintenant ajuster le code avec des commandes de suivi.

Astuces Pro pour de meilleurs résultats

• Soyez précis avec le formatage : Si vous souhaitez que les devises, pourcentages ou dates soient formatés d'une certaine manière, indiquez-le explicitement à Gemini (par exemple, "Formatez la colonne 'Prix' en tant que devise USD").

• Utilisez des commandes "Agir en tant que" : Dites à Gemini son rôle pour obtenir de meilleurs tableaux structurés. Par exemple : "Agissez en tant qu'expert en analyse de données. Générez un tableau de liste de contrôle pour le nettoyage des données..."

• Nettoyez les données : Vous pouvez coller du texte désordonné et non organisé dans Gemini et demander : "Nettoyez ces données et organisez-les dans un tableau adapté à Google Sheets." Ensuite, utilisez le bouton d'exportation.

Grâce à Gemini, la création de Google Sheets devient plus intuitive et rapide. Cette technologie transforme Sheets d'un outil manuel en un assistant intelligent, réduisant considérablement le temps nécessaire pour mettre en place une feuille de calcul. Que vous gériez des budgets, suiviez des ventes, organisiez des projets ou construisiez des tableaux de bord, Gemini aide à transformer des idées en Google Sheets fonctionnels beaucoup plus rapidement.

Shamima Sultana, chef de projet chez ExcelDemy, se consacre à la recherche sur Microsoft Excel et à la rédaction d'articles spécialisés. Avec un BSc en informatique et en ingénierie, elle s'intéresse particulièrement à l'innovation et à l'amélioration continue des processus liés à Excel.